Método Kanban: saiba como utilizar na gestão de seus projetos
O método Kanban é um dos grandes segredos da gestão eficiente de projetos. Confira tudo o que precisa saber para aplicá-lo na sua empresa
O método Kanban é uma metodologia de gestão de projetos adotada em empresas de todos os tamanhos. É uma forma fácil de organizar projetos de diversos tipos de maneira rápida e simples.
Quando falamos sobre gestão de equipes, logo pensamos em temas como motivação, cultura, organização e outros tópicos importantes. Porém, pouco ainda ouvimos falar sobre as diversas metodologias de gestão e organização de processos.
Para o empreendedor, ou gestor, que sente que sua equipe trabalha sempre de um modo caótico e pouco eficiente, aprender sobre metodologias ágeis e formas de organizar projetos é algo indispensável.
Por essa razão, neste texto, vamos te ensinar uma das metodologias mais eficientes para a organização de projetos: o método Kanban. Você verá como aplicar o método Kanban na sua empresa e aumentar muito mais a organização e produtividade. Boa leitura!
O que é o método Kanban?
O Kanban é uma metodologia de controle e gerenciamento de projetos e fluxo de produção para diversos fins. O método Kanban se baseia no uso de cores usadas na classificação de ações em poucas categorias de fácil compreensão e organização.
O Kanban é muito utilizado em empresas como forma de acompanhar e organizar processos de todos os tipos, desde a execução de um determinado serviço, até o controle de estoque.
Em razão do uso de cores na sua classificação, o Kanban também é chamado de “gestão visual”. Sua forma de orientação através de cores permite uma rápida compreensão do status de um projeto e das ações a serem executadas.
A história do método Kanban
O método Kanban foi desenvolvido pela Toyota entre os anos 40 e 50. O método foi criado como uma forma de equilibrar a produção e o armazenamento de produtos em acordo com a demanda.
Desde o seu início, o objetivo do Kanban era o de evitar a falta e o excesso de materiais no controle de estoque. Nessa época, os executivos da Toyota perceberam que ambas as situações causavam prejuízos para a empresa. Assim, o método Kanban acabou classificado como parte do Sistema Toyota de Produção.
Hoje, a forma de organização utilizada no Kanban acabou sendo adotada no gerenciamento de empresas de diversos nichos e para diversos fins. Assim, o método é reconhecido como uma metodologia de gestão de tarefas.
Como funciona o método Kanban?
O Kanban se baseia em organizar todas as tarefas para execução de um projeto em três colunas principais: 1) To do (para fazer); 2) Doing (fazendo); e 3) Done (Feito). Falaremos mais sobre como organizar cada uma delas:
- To do (para fazer): nesta coluna, você colocará todas as tarefas que ainda não foram iniciadas e que deverão ser concluídas em breve.
- Doing (fazendo): nesta coluna, você colocará todas as tarefas que já foram iniciadas e estão em processo de desenvolvimento.
- Done (feito): coluna em que você deverá colocar todas as tarefas concluídas para que possa ter uma noção do andamento do projeto.
Com base nas três colunas, você terá uma visão mais ampla sobre o andamento do projeto. Para ajustar a organização inicial do seu Kanban, basta separar todas as tarefas que precisam ser executadas para a execução do projeto desejado. (Cuidado para não criar um número muito grande de tarefas)
Em seguida, anote todas as tarefas em post-its e coloque todos na primeira coluna do Kanban. A partir daí, atualize cada coluna de acordo com o andamento de cada tarefa. Isso permitirá que você tenha uma ideia mais precisa do quanto falta para ser concluído.
Além disso, torna-se muito mais fácil gerenciar a equipe de colaboradores com base no tipo de tarefa a ser executada e em qual estágio de desenvolvimento ela se encontra.
Tipos de método Kanban
É comum se diferenciar dois tipos de método Kanban: o Kanban de movimentação e o Kanban de produção. O Kanban de produção é o Kanban que acabamos de mencionar, o qual se baseia no uso das três colunas como forma de organização das tarefas.
É importante que, no Kanban de produção, cada coluna possua uma cor única para facilitar a compreensão visual. Além disso, cada post deve conter informações sobre o que precisa ser feito, qual o prazo e quem deverá executá-la.
Assim, o Kanban de produção funciona muito bem para o gerenciamento de equipes, pois permite uma maior clareza sobre o que precisa ser feito em cada passo do projeto. A equipe também poderá acompanhar todo o processo até a finalização.
Já no Kanban de movimentação, temos o uso da organização e das cores para organizar estruturas maiores, como os departamentos de uma empresa. Esse tipo de organização é mais recomendada para gerenciar processos que dependem da conclusão de etapas anteriores para o andamento correto.
Benefícios de usar o método Kanban em empresas
Aplicar o Kanban em empresas pode trazer diversos benefícios importantes para a sua gestão e crescimento. Estes são os benefícios principais:
- Facilidade de implementação em projetos de diversos tipos;
- Maior rapidez na execução de tarefas;
- Economia de gastos e despesas;
- Melhor gerenciamento e acompanhamento da equipe;
- Aumentar a produtividade dos processos;
- Diminuir o mau aproveitamento da equipe.
Portanto, se você sente que sua empresa precisa melhorar nas características mencionadas acima, adotar o Kanban em alguns processos pode ser uma ótima forma de desenvolvê-las.
Como aplicar o método Kanban na minha empresa?
Se você percebe que sua empresa poderia se beneficiar em adotar o Kanban como forma de gerenciamento, seguir os passos abaixo pode servir de um bom caminho para dar os primeiros passos com o Kanban:
- Realize um mapeamento dos processos que podem ser melhor gerenciados.
- Oriente sua equipe sobre o funcionamento do Kanban.
- Estruture o Kanban com as tarefas principais para cada processo.
- Realize testes e procure o feedback da equipe.
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Falamos sobre os benefícios do método Kanban para empresas e como começar a aplicá-lo para gerenciar processos de qualquer tipo.
E para que sua empresa tenha total eficiência na utilização desse método, nós estamos aqui!
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