Saiba o que é backoffice e sua importância para as empresas
O backoffice é uma parte essencial para o funcionamento de qualquer empresa. Descubra o que é e quais as vantagens de implementá-lo na sua empresa!
Você já ouviu falar em backoffice? Esse é um conceito importante da administração e gestão de escritórios. Entendê-lo permitirá aprimorar a organização do seu escritório e estruturar sua equipe de um modo mais estratégico.
Por essa razão, neste texto, vamos te apresentar tudo o que você precisa saber sobre o backoffice. Você verá o que é backoffice, qual a sua importância e, principalmente, como implementá-lo na sua empresa. Boa leitura!
O que é backoffice?
A tradução literal do termo backoffice é algo como “o escritório dos fundos” e serve para indicar os funcionários que dão suporte à parte do escritório que lida com o contato direto com os clientes.
No caso, o que às vezes é chamado de “front office” (o “escritório da frente”) é a parte da empresa que lida diretamente com o público ou o cliente e o backoffice dá o suporte sem precisar entrar em contato direto com o cliente.
Isso significa que os funcionários do front office trabalham diretamente com o cliente, enquanto que os funcionários do backoffice são aqueles que a maior parte do tempo trabalham diretamente com os outros funcionários da empresa. Como vamos ver, há algumas funções importantes do backoffice, como:
- Assistente financeiro;
- Recursos humanos;
- Gestão contábil;
- Analista de dados;
- Gestão operacional;
- Dentre outros.
Para ajudá-lo a entender melhor, há um exemplo simples que pode ajudar a ilustrar a diferença do backoffice para o front office: pense num atendente de telemarketing. Ele trabalha diretamente com o cliente da empresa.
Portanto, o atendente de telemarketing faz parte do front office da empresa. O assistente de TI da empresa, por outro lado, presta o serviço de garantir que a rede de computadores, a qual é utilizada pelo atendente de telemarketing, está funcionando adequadamente.
Qual a importância do backoffice?
A importância do trabalho do backoffice é justamente manter a qualidade da empresa. Por fazer parte da retaguarda da empresa, o backoffice funciona como uma espécie de pilar que sustenta toda a equipe.
Dito de outra forma, o backoffice permite que o trabalho feito face a face com o cliente aconteça da maneira mais suave possível, o que significa que os funcionários do backoffice irão garantir as condições de funcionamento para a atuação de todos os profissionais da empresa.
Assim, o backoffice servirá para analisar em quais aspectos a empresa pode melhorar, cuidar que o sistema de computadores esteja funcionando perfeitamente e, caso sua empresa possua um site online, fazer a manutenção necessária do site.
Podemos fazer uma analogia com um bar. Os garçons, que trabalham servindo os clientes na mesa, seriam o front office, enquanto que os funcionários da cozinha que trabalham preparando a comida que irá ser servida, fariam parte do backoffice. Ambas as funções são essenciais para o funcionamento do bar.
Em resumo, qual a importância do backoffice?
- Prezar a qualidade da empresa;
- Manter o profissionalismo da empresa;
- Auxiliar os funcionários que trabalham diretamente com o cliente.
Quais os cargos que fazem parte do backoffice?
Agora que apresentamos o que é backoffice e discutimos sua importância, vamos te mostrar quais cargos fazem parte desse segmento do escritório. Ao apresentar alguns cargos da empresa pode-se esclarecer quais funções são responsáveis por participar do backoffice.
Esses são alguns exemplos de funções dentro da empresa que não tem que trabalhar diretamente com o cliente, mas ao mesmo tempo cumprem um papel fundamental para o funcionamento da empresa. Em resumo, alguns exemplos de cargos que fazem parte do backoffice são:
- Assistente de recursos humanos;
- Contador;
- Assistente de TI;
- Analista de dados:
- Dentre outros
Como implementar o backoffice na minha empresa?
Como vimos, as funções atribuídas no backoffice são essenciais para a empresa. Mas, eu já sei o que você está pensando: como faço para melhorar o desempenho dos meus funcionários do backoffice? Aqui vão algumas dicas.
Em primeiro lugar, invista na contratação de funcionários designados para administrar somente o backoffice. Sabemos que talvez isso não seja possível em uma empresa de pequeno porte e que está no estágio inicial. Mas, é importante ter em mente que isso pode ser um investimento para o futuro.
Com uma equipe que pode se estender desde a parte financeira até o auxílio aos computadores, a equipe do backoffice pode ser bastante diversa. Um gestor (ou gestores) que esteja voltado somente à atividade de administrar essa equipe pode prepará-la para os problemas que podem surgir.
Por exemplo, se um cliente faz um pedido online, uma parte do backoffice vai estar designada a enviar o pedido corretamente para o cliente. Caso algum problema aconteça nesse processo (enviar para o endereço errado ou mesmo o pedido retornar), seria interessante que houvesse um gestor para auxiliar ou impedir que esse tipo de situação ocorresse.
Os benefícios do backoffice para sua empresa podem incluir coisas como acompanhamento das atividades das atividades diárias, assessoria contábil, assessoria financeira e o estabelecimento de metas futuras que essa equipe deve cumprir.
Auxiliando também nos problemas e imprevistos que podem acontecer nessa área da empresa, a administração do backoffice auxilia indiretamente no total funcionamento da sua companhia.
Cabe ao gestor do backoffice estabelecer objetivos claros (e cabíveis) aos quais a equipe vai se empenhar e cabe também ao gestor verificar se foram cumpridas. Daí a importância de uma equipe de backoffice para qualquer empresa.
Resumindo:
- Backoffice é a parte da empresa que auxilia as outras funções que trabalham diretamente com o cliente;
- A importância do backoffice é a de manter o adequado funcionamento das atividades empresa;
- Alguns cargos que fazem parte do backoffice são: contador, analista de dados, assistente de TI, assistente de recursos humanos dentre outros.
Vale a pena investir em uma equipe de backoffice?
Com certeza! Com uma equipe de backoffice, as atividades da empresa estarão sempre asseguradas de seu funcionamento e contarão com uma equipe designada especialmente para trazer velocidade de execução e organização ao negócio.
Conte com a QBF Accounting
A parte de recursos humanos dentro de uma empresa é que faz a empresa crescer. Estar sempre atento a fatores que envolvem o pessoal é crucial para os negócios.
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